Quand on entend le mot démarches, on pense généralement à de l’administratif. Lors d’un déménagement d’entreprise, impossible d’échapper à cette obligation. Néanmoins, il faut comprendre également ce mot comme une succession d’étapes pour réussir cette transition entre deux locaux.
Déménagement d’un bureau professionnel : les démarches à accomplir
Comme dit, les démarches peuvent être d’ordre administratif. Tout comme les particuliers qui changent d’adresse, les entrepreneurs ont souscrit différents contrats auprès de fournisseurs (pour des marchandises) mais aussi de gaz, d’électricité, de téléphonie, d’internet et dépendent de certains organismes pour payer leurs cotisations sociales et patronales, entre autres.
Il faut aussi prévenir le propriétaire, quand on est locataire des lieux, dans les temps impartis. Une des démarches les plus importantes consiste en le fait de contacter une entreprise de déménagement pour demander un devis.
C’est généralement celle qui doit être faite en premier, surtout en fonction de la taille de l’entreprise. Comme les particuliers, les TPE et les PME peuvent attendre 4 mois avant, afin de solliciter l’aide d’un professionnel. Ceci leur permettra d’obtenir une date qui leur conviendra.
Cependant, une plus grande entreprise aura besoin de davantage de temps et certains grands groupes ou des sites industriels anticipent leur déménagement en contactant des pros plus d’un an avant le départ.
Ces derniers doivent établir un devis en tenant compte de la somme de travail à abattre. Ils ont besoin de savoir cela pour échoir des moyens humains et techniques suffisants dans le but de répondre à toutes les problématiques.
Comprenant les enjeux des entreprises, notamment en ce qui concerne la perte de productivité pendant ces quelques jours, ils ont à cœur de proposer un travail rapide et efficace.
Démarches administratives et déménagement professionnel : les étapes pas à pas
Autre démarche qu’il ne faut pas oublier : prévenir les salariés, le cas échéant de ce déménagement, surtout si l’emplacement des nouveaux bureaux ne se situe pas dans le même bassin d’emploi.
Dans le cas contraire, un salarié normalement ne peut pas refuser de suivre son entreprise, surtout si une clause de mobilité le stipule dans son contrat de travail.
Cependant, quand il ne s’agit pas du même bassin d’emploi, un déménagement peut être pour eux aussi envisagé ou il faudra procéder à leur licenciement, ce qui suppose d’autres démarches et du temps.
Si l’entreprise reste dans la même ville mais trouve des locaux plus adaptés en termes de taille, le sont-ils en termes d’ergonomie et de confort thermique ?
La transition énergétique oblige les entrepreneurs à effectuer des travaux pour rendre leurs locaux moins énergivores. Avoir un local vide est parfait pour répondre à cette attente qui offrira de meilleures conditions de travail aux salariés, tout en permettant à l’entrepreneur de payer des factures énergétiques moins élevées. Il aura aussi la satisfaction d’œuvrer pour la planète en n’utilisant plus un système de chauffage alimenté par des énergies fossiles.
Les options de confort que l’on peut souscrire auprès des sociétés de déménagement varient entre les prestataires. Beaucoup proposent le fait de remplir les cartons à la place des salariés. Mais peut-être que le chef d’entreprise préfère nommer un responsable dans son équipe, par service, pour s’en charger.
Le calcul est à faire : quand les déménageurs se chargent de cette tâche, il est possible de travailler dans les bureaux presque comme d’habitude, mais cela suppose une durée de déménagement plus longue sans doute que si les cartons attendaient d’être emportés dans les véhicules.
Si l’on a un doute et des attentes pour son déménagement, il vaut mieux en parler avec la société de déménagement. Le fait d’être habituées à travailler avec des pros leur permet de proposer des solutions généralement efficaces pour que ce transfert de bureaux se passe au mieux.
